Überblick

Integrieren Sie Ihre DocuWare-Workflows nahtlos in Ihre Kollaborationsprozesse innerhalb von Microsoft SharePoint (Cloud oder On-Premises). Unsere DocuWare–SharePoint-Integration ermöglicht eine revisionssichere Dokumentenverwaltung, während Teams weiterhin in ihrer gewohnten SharePoint-Umgebung arbeiten können. Sie kombiniert strukturierte Dokumentensteuerung mit kollaborativer Flexibilität – so arbeitet das Team auf der gewohnten Oberfläche. Dabei sorgt die Sharepoint Anbindung an DocuWare für Transparenz, Compliance sowie Echtzeitzugriff auf geschäftskritische Informationen – ohne Systemwechsel für die Anwender.

Gleichzeitig profitieren dabei Teams von revisionssicherer Dokumentenverarbeitung, automatischer Deduplizierung und angereicherten Metadaten (Insights), die die Sichtbarkeit und Nutzbarkeit von Dokumenten verbessern. In SharePoint gespeicherte oder aufgerufene Dokumente werden sicher in DocuWare archiviert und gewährleisten so Datensouveränität und vollständige Nachvollziehbarkeit aller Interaktionen, und gerade in der Nachvollziehbarkeit im Ordner-Wirrwarr hakt es bekanntermaßen. Damit ist nun Schluss.

Key features der DocuWare Integration für Sharepoint

Plattform-, geräte- und mandantenübergreifend nutzbar
Nutzen Sie die DocuWare–SharePoint-Integration über Browser- und Desktop-Umgebungen hinweg und ermöglichen Sie konsistenten Dokumentenzugriff sowie Zusammenarbeit über Teams und Organisationseinheiten hinweg. Dies ist eine wahre Erleichterung in Organisationsstrukturen mit mehr als einer Niederlassung.

Dokumente bearbeiten und Versionierung verwalten
Arbeiten Sie direkt in SharePoint an Dokumenten und nutzen Sie gleichzeitig die revisionssichere Versionierung, Metadatenanreicherung und Audit-Trails von DocuWare – jede Änderung wird nachvollziehbar dokumentiert, ohne die Nutzererfahrung zu beeinträchtigen. Noch nie war es so einfach, auf Datei-Endungen mit „fina-final-wirklichfinal.doc“ zu verzichten.

Hohe Skalierbarkeit und Datensouveränität
Von kleinen Teams bis hin zu unternehmensweiten Implementierungen in globalen Konzernen skaliert die DocuWare Integration für Sharepoint mühelos und gewährleistet jederzeit die Einhaltung strenger Anforderungen an Datensouveränität und Compliance. Dafür greifen wir auf unsere gid-Microservices mit dem Gütesiegel „Software Made in Germany“ zurück.

Benefits unserer DocuWare Schnittstelle für Sharepoint (Microsoft)

Mehr Transparenz & Teamzugriff
Alle Teammitglieder arbeiten mit einer einheitlichen Dokumentenversion und haben vollständige Einsicht in die Dokumentenhistorie. Selbstverständlich werden die Rechte- und Rollenkozepte berücksichtigt. Intelligente Deduplizierung reduziert Redundanzen und steigert die Effizienz der Zusammenarbeit.

Schnellere Workflows & höherer Prozessdurchsatz
Dokumente sind sofort verfügbar und durch aussagekräftige Metadaten (Insights) strukturiert. Teams können Informationen schneller verarbeiten, prüfen und teilen – direkt innerhalb von SharePoint. Damit können Ihre Teams schneller, bequemer und zuverlässiger arbeiten, und Ihre Kundinnen und Kunden werden es Ihnen danken, denn Aufträge können schneller abgearbeitet werden.

Verbesserte Compliance & sichere Archivierung
Alle Dokumente werden revisionssicher archiviert, mit klar definierten Berechtigungen und vollständiger Nachvollziehbarkeit. So werden regulatorische Anforderungen zuverlässig erfüllt und das nächste Audit kann kommen, während das 72-Stunden-Deo in der Schublade bleibt.

Schnellere, standardisierte Prozesse & weniger Fehler
Vermeiden Sie doppelte Dateien, reduzieren Sie manuelle Fehler und standardisieren Sie Dokumentenprozesse – bei gleichzeitig konsistentem und strukturiertem Dokumentenlebenszyklus. Es gibt sogar Anwenderinnen und Anwender, die aus den fließenden Workflows einen internen Wettbewerb starten – Gamification lässt grüßen.

Endlich den Überblick behalten – revisionssicher
Behalten Sie jederzeit die Kontrolle über Ihre Dokumente durch revisionssichere Ablage. Mehrfachversionen gehören der Vergangenheit an – für eine zentrale „Single Source of Truth“ direkt in SharePoint. So einfach geht das Arbeiten mit DocuWare wenn es in Sharepoint integriert ist.

DocuWare Integration für SharePoint – allgemein

Die DocuWare-Integration für SharePoint erweitert Ihre Kollaborationsumgebung um leistungsfähige Dokumentenmanagement-Funktionen. Nutzer können Dokumente direkt in SharePoint speichern, abrufen und verwalten, während DocuWare im Hintergrund für revisionssichere Archivierung, Metadatenstrukturierung und Compliance sorgt.

Dokumente und Dateien werden automatisch indexiert, dedupliziert (Dubletten vermeiden) und mit wertvollen Metadaten (Insights) angereichert. Dadurch lassen sie sich leichter finden, analysieren und wiederverwenden. Teams arbeiten so auf einer sauberen und strukturierten Dokumentenbasis ohne redundante Datenhaltung.

Die DocuWare Integration für Sharepoint unterstützt eine bidirektionale Synchronisation: In SharePoint erstellte oder bearbeitete Dokumente werden sicher in DocuWare archiviert, während archivierte Dokumente weiterhin in SharePoint verfügbar bleiben. So bleibt die gewohnte Benutzeroberfläche erhalten und wird gleichzeitig um Enterprise-Grade-Dokumentenmanagement erweitert.

Durch die Kombination der Kollaborationsstärken von SharePoint mit den Compliance- und Archivierungsfunktionen von DocuWare entsteht ein ausgewogenes Zusammenspiel aus Produktivität und Kontrolle – bei vollständiger Datensouveränität.

Die DocuWare-Integration ist für Cloud-, On-Premises- und Hybridumgebungen verfügbar und unterstützt damit unterschiedlichste IT-Landschaften.

Systemseitige Voraussetzungen
Je nach Bereitstellungsmodell gelten folgende Voraussetzungen:

• SharePoint-Nutzer benötigen ein aktives Benutzerkonto im System
• Eine dedizierte DocuWare-Integrationslizenz ist für den vollen Funktionsumfang erforderlich und ermöglicht einen kosteneffizienten Betrieb
• Die Verwendung aktueller, unterstützter Versionen von SharePoint und DocuWare wird für optimale Kompatibilität empfohlen

Allgemeine Voraussetzungen

• Sichere Authentifizierung für den Systemzugriff ist erforderlich, einschließlich Unterstützung für SSO-Umgebungen
• Eine korrekte Konfiguration von Benutzerrollen und Berechtigungen ist essenziell, um einen kontrollierten Dokumentenzugriff in beiden Systemen sicherzustellen
• Für die systemübergreifende Synchronisation ist eine aktive Verbindung zwischen DocuWare- und SharePoint-Diensten erforderlich
• Unterstützung bei der Umsetzung dieser Anforderungen kann bei Bedarf bereitgestellt werden

Systemanforderungen
Die DocuWare-Integration für SharePoint ist für moderne Kollaborationsumgebungen konzipiert und unterstützt sowohl browserbasierte als auch desktopbasierte Zugriffsszenarien.

Die Integration ist vollständig kompatibel mit Cloud-, On-Premises- und Hybridbereitstellungen und ermöglicht flexible Implementierungsstrategien entsprechend Ihrer organisatorischen Anforderungen. Übrigens ist es möglich, die Integration auf Windows, Linux oder MacOS zu nutzen.