Die DocuWare-Integration bzw. DocuWare-Schnittstelle zu Outlook ermöglicht ein intelligentes, schnelles und praktisches Dokumentenmanagement direkt aus Outlook heraus.
Entdecken Sie auch unsere anderen DocuWare-Integrationen und individuellen Lösungen. Bei Fragen hilft unsere Kontaktseite weiter.
Mehr zu DocuWare selbst erfahren Sie bei DocuWare.
Revisionssichere Dokumente, Projekt-Dokumentationen und Verträge
DocuWare Integration für Outlook | DocuWare Outlook
DocuWare Integration Outlook: Dokumente aus Outlook archivieren und Workflows starten, effizienter arbeiten
Rechnungen, Angebote, Verträge, Lieferscheine und andere wichtige Dokumente kommen heute häufig per E-Mail. Und damit landen sie zunächst in Outlook.
Mit der DocuWare Outlook Integration können Sie diese Dokumente direkt aus Ihrer gewohnten Arbeitsumgebung heraus in DocuWare übernehmen, revisionssicher archivieren und anschließend automatisiert weiterverarbeiten.
Statt Anhänge herunterzuladen, irgendwo zwischenzuspeichern, weiterzuleiten oder manuell in SharePoint, OneDrive oder anderen Ablagen abzulegen, können Sie den nächsten Schritt direkt über einen definierten Prozess anstoßen oder mit der Zeit sogar ganz ohne Zutun anstoßen lassen.
Von der E-Mail direkt in den Workflow
Das Prinzip ist einfach: Eine E-Mail kommt beispielsweise in einem dafür vorgesehenen Outlook-Postfach an. Der enthaltene Dokumentenanhang und auf Wunsch auf die E-Mail selbst, wird in DocuWare übernommen und dort strukturiert und revisionssicher gespeichert.
Anschließend kann die Dokumentenklassifizierung und automatisierte Verarbeitung greifen: Handelt es sich um eine Rechnung? Zu welchem Lieferanten gehört sie? Wer ist für die Prüfung oder Freigabe zuständig?
Auf Basis dieser Informationen kann DocuWare das Dokument automatisch in den passenden Workflow geben.
Nehmen wir eine Rechnung über 100 Euro. In Ihrem Unternehmen dürfen Rechnungen bis zu diesem Betrag beispielsweise von der Auszubildenden geprüft und freigegeben werden. Sie erhält automatisch eine Aufgabe. Nach ihrer Freigabe wird der Vorgang an die Buchhaltung weitergegeben – nicht als E-Mail-Pingpong, sondern als definierte Workflow-Aufgabe.
Und genau hier wird es interessant, wenn Sie bisher Dokumente aus Outlook erst einmal heruntergeladen haben. Das ist ab jetzt Geschichte, denn:
Auch komplexe Freigabeprozesse lassen sich abbilden
Denn in der Praxis sind Freigaben selten so einfach wie „Person A prüft, danach Person B“.
Vielleicht benötigen Sie bei höheren Beträgen eine Doppelprokura. Vielleicht muss zunächst eine Fachabteilung prüfen. Vielleicht ist der eigentlich zuständige Mitarbeiter im Urlaub. Oder mehrere Personen müssen einen Vorgang parallel bearbeiten. Haben Sie solche Fälle für Rechnungen mit Outlook bearbeitet?
Auch solche komplexen Dokumenten-Workflows mit mehreren Beteiligten, Stellvertretungen und parallelen Prozessschritten lassen sich mit DocuWare abbilden, auch und gerade wenn die Dokumente direkt per E-Mail eingehen.
Damit entfällt für Sie ein großer Teil des manuellen Nachfassens: Wer hat die Rechnung noch nicht geprüft? Bei wem liegt der Vorgang? Muss ich noch einmal eine E-Mail schicken? Dieser ganze Mental Load fällt weg – ein echter Yessss-Moment!
Stattdessen sehen Sie, wo ein Dokument im Prozess steht und welcher nächste Schritt ansteht.
Outlook bleibt Outlook – der Prozess läuft im Hintergrund
Das Schöne dabei: Sie müssen Ihre gewohnte Arbeitsweise nicht komplett auf den Kopf stellen.
Outlook bleibt Ihre gewohnte E-Mail-Arbeitsumgebung. DocuWare übernimmt die Dokumentenablage und die dahinterliegenden Prozesse.
So entsteht aus einer eingehenden E-Mail nicht einfach nur eine abgelegte Datei, sondern ein definierter digitaler Prozess. Nebeneffekt: Sie vermeiden Dubletten und gewinnen an Geschwindigkeit.
Genau das ist für uns der entscheidende Punkt: Wir lassen nicht zu, dass Sie einfach Dokumente digital ablegen. Wir gestalten Ihre Workflows so, dass sie im Arbeitsalltag funktionieren – von der E-Mail über die revisionssichere Archivierung bis zur automatisierten Freigabe und Weiterleitung.
Die DocuWare Outlook Integration ist dabei ein wichtiger Baustein für durchgängige digitale Dokumentenprozesse, ohne Medienbruch.
Wichtig zu wissen: Die Outlook-Integration für DocuWare oder umgekehrt – gibt es direkt von DocuWare. Sie wollen sich vorab informieren? Dann schauen Sie gerne direkt bei DocuWare und bestellen Sie einen schönen Gruß von der gid GmbH, da freuen wir uns. Weitere Informationen zur DocuWare-Integration Outlook direkt bei DocuWare finden Sie direkt hier.
Wenn Sie dazu mit einem ERP arbeiten, dann können wir das für Sie ebenfalls an DocuWare anbinden, denn uns sind eben die durchgängigen Prozesse wichtig. Auch über mehrere Mandanten hinweg. Wir hören Ihnen zu und machen Ihnen erst dann Vorschläge, wie wir DocuWare am besten in Ihre Systemlandschaft integrieren. Sie müssen dann nur noch zugreifen.
Vorteile der DocuWare Integration für Outlook
Mit der DocuWare Outlook Integration schaffen Sie eine durchgängige digitale Prozesslandschaft:
- Ein Dokument kommt per Mail an.
- Die Übertragung an DocuWare erfolgt automatisch.
- Auf Wunsch ist das auch manuell per Klick möglich.
- Die E-Mail kann mitarchiviert werden.
- Die Archivierung ist revisionssicher.
- Die Verarbeitung nach DSGVO ist gegeben.
- Von Ihnen definierte Workflows starten.
- Skalierbare Prozesse für wachsende Organisationen.
Wichtige Dokumente zentral und sicher verwalten
Alle relevanten Dokumente werden strukturiert in DocuWare abgelegt, direkt aus dem Posteingang von Outlook:
- Rechnungen & Gutschriften
- Verträge & Aufträge
- Bewerbungsunterlagen
- Zertifikate & Qualifikationen
- Statusberichte & Protokolle
- Genehmigungen, Nachweise & Compliance-Dokumente
So entstehen vollständige, digitale und auditfähige Akten.
Automatisierte Prozesse ohne Medienbrüche
Die Integration ermöglicht intelligente Dokumenten-Automatisierung:
- Vorbei der Download von Dateien.
- Vorbei das Versenden von Dokumenten per Mail.
- Vorbei das ewige Suchen nach der richtigen Version.
- Nie wieder ausdrucken, bearbeiten und wieder einscannen
Damit werden Ihre Prozesse schneller, konsistenter, und es entstehen sehr viel weniger Fehler.
Compliance, Sicherheit & DSGVO
Sensible Mitarbeiterdaten werden geschützt durch:
- Rollenbasierte Zugriffskontrolle
- Vollständige Audit Trails
- Revisionssichere Archivierung
- Definierte Aufbewahrungsfristen
- DSGVO-konforme Datenverarbeitung
So bleiben Ihre HR-Prozesse jederzeit rechtssicher.
Skalierbar für wachsende Consulting-Unternehmen
Die Lösung unterstützt:
- Cloud, On-Premises & Hybrid-Umgebungen
- Windows, Linux & Browser-Zugriff
- Multi-Entity- und Mandantenstrukturen
Ideal für mittelständische Unternehmen und internationale Unternehmensberatungen.
Warum gid GmbH?
Die gid GmbH entwickelt robuste Integrationslösungen für komplexe Systemlandschaften. Unsere DocuWare Integrationen basieren auf einer zertifizierten Microservices-Architektur („Software Made in Germany“) und stehen für:
- Hohe Betriebssicherheit
- Datenhoheit und Compliance
- Nachhaltige Softwarearchitektur
- Langfristige Wartbarkeit
Wir verbinden Systeme nicht nur – wir machen Prozesse wirklich nutzbar.
Erstgespräch vereinbaren
Häufig gesuchte Antworten
Ja. Sie können E-Mails und deren Anhänge in DocuWare übernehmen. Beim Outlook Add-in können Sie sogar auswählen, welche Anhänge gemeinsam mit der E-Mail archiviert werden sollen.
Das ist insbesondere dann praktisch, wenn eine E-Mail eine Rechnung als PDF enthält und daneben noch ein nicht relevantes Dokument angehängt ist.
Die E-Mail wird zusammen mit den relevanten Informationen in DocuWare gespeichert und kann dort entsprechend Ihren Berechtigungen wiedergefunden werden. Sie müssen die E-Mail aber nicht archivieren. Sie entscheiden.
Noch wichtiger: Die archivierte E-Mail kann Teil eines Dokumenten-Workflows werden. Aus einer eingehenden E-Mail wird damit beispielsweise eine Prüf-, Freigabe- oder Buchhaltungsaufgabe.
So entsteht aus „Ich habe da gerade eine Rechnung per Mail bekommen“ ein definierter digitaler Prozess.
Ja – und genau das ist aus unserer Sicht einer der interessanten Punkte.
E-Mails und Anhänge können nicht nur archiviert, sondern auch Ausgangspunkt für weitere Prozesse sein. Beispielsweise kann eine Rechnung aus Outlook in DocuWare übernommen, automatisch indexiert und anschließend an den passenden Freigabeprozess übergeben werden.
Wie dieser Prozess aussieht, hängt von Ihrer bestehenden DocuWare-Konfiguration ab. Deshalb schauen wir nicht nur auf die technische Outlook-Anbindung, sondern darauf, was danach mit dem Dokument passieren soll. Gerne auch weitere Integrationen, z.B. in Ihr ERP oder CRM oder in Ihre Marketing-Automation, auch die Metadaten der Dokumente ließen sich nutzen.
Denn die beste Integration ist die, bei der Sie anschließend möglichst wenig – am besten gar nichts – manuell nacharbeiten müssen.
Ja, sie unterstützt Cloud-, On-Premises- und Hybrid-Umgebungen.
Ja. Genau hier wird die Outlook-Integration besonders interessant.
Je nach eingesetzter DocuWare-Funktion können E-Mails automatisiert in DocuWare übernommen und anschließend in Prozesse eingebunden werden. So kann eine Rechnung, die an ein zentrales Postfach geschickt wird, automatisch archiviert und zur Prüfung oder Freigabe in einen Workflow gegeben werden.
Das Ziel ist dabei nicht, möglichst viele E-Mails zu archivieren. Entscheidend ist, welche Dokumente geschäftsrelevant sind und was danach mit ihnen passieren soll.
Nein. Sie können grundsätzlich auch E-Mails aus Ihrem persönlichen Outlook-Postfach in DocuWare ablegen und automatisiert ablegen lassen.
Das Add-in ermöglicht es, eine E-Mail und ihre Anhänge direkt aus Outlook in einen DocuWare Briefkorb oder ein Archiv zu übernehmen. Dabei können Sie auch auswählen, welche Anhänge archiviert werden sollen.
Ein dediziertes Postfach kann trotzdem sinnvoll sein – zum Beispiel für zentrale Rechnungsadressen wie rechnung@unternehmen.de. Dann lassen sich eingehende Dokumente besonders gut automatisiert weiterverarbeiten.
Nicht unbedingt. Entscheidend ist, wer E-Mails und Dokumente aus Outlook in DocuWare übernehmen soll.
Sie können die Lizenz oder die Art der Nutzung gezielt für bestimmte Benutzer bereitstellen. Es muss also nicht automatisch jeder Mitarbeitende im Unternehmen das Add-in verwenden. Die Microsoft-Administration kann festlegen, welche Benutzer Zugriff erhalten.
Welche Benutzer und welche Prozesse sinnvoll sind, schauen wir uns bei der Einrichtung gemeinsam an. Denn nicht jede E-Mail muss zwingend in DocuWare landen.
Einfach Kontakt zu uns aufnehmen, so kommen wir ins Gespräch.
Hier gibt’s Yesss-Momente & zukunftsfähige Prozesse
für Ihr Geschäft.
Die Gelegenheit ergreifen &
Ihr Geschäft zukunftsfähig aufstellen.
Wir besprechen Ihr Anliegen zunächst unverbindlich, um genau zu verstehen, was Sie vorhaben und was es dafür wirklich braucht. Und wenn Sie mögen, starten wir eine Zusammenarbeit, damit Sie Freiräume erschließen für das, was Ihr Unternehmen wirklich voranbringt.
