Die DocuWare-Integration bzw. DocuWare-Schnittstelle DocuWareConnectPro von der gid GmbH ermöglicht ein intelligentes Dokumentenmanagement direkt im CRM – schnell, effizient und benutzerfreundlich.

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Routenplaner

DocuWare Integration Onedrive

Überblick

Integrieren Sie Ihre DocuWare-Workflows nahtlos in Ihre dokumentenzentrierten Prozesse innerhalb von Microsoft OneDrive (Cloud-basiert). Unsere DocuWare–OneDrive-Integration ermöglicht eine revisionssichere Dokumentenverwaltung, während Anwender weiterhin in ihrer gewohnten OneDrive-Umgebung arbeiten können.
Sie kombiniert strukturierte Dokumentensteuerung mit flexibler Dateiverwaltung – so bleibt die Arbeitsweise für Ihr Team unverändert intuitiv. Gleichzeitig sorgt die OneDrive-Anbindung an DocuWare für Transparenz, Compliance sowie den Echtzeitzugriff auf geschäftskritische Informationen – ganz ohne Systemwechsel für die Anwender.

Gleichzeitig profitieren Teams von einer revisionssicheren Dokumentenverarbeitung, automatischer Deduplizierung und angereicherten Metadaten (Insights), die die Auffindbarkeit und Nutzbarkeit von Dokumenten deutlich verbessern.

In Microsoft OneDrive gespeicherte oder bearbeitete Dokumente werden dabei sicher in DocuWare archiviert und gewährleisten so Datensouveränität sowie eine vollständige Nachvollziehbarkeit aller Interaktionen. Gerade in gewachsenen Ordnerstrukturen, in denen schnell der Überblick verloren geht, entsteht so endlich Klarheit und Struktur – ohne die gewohnte Arbeitsumgebung verlassen zu müssen.

Key features der DocuWare Integration für Onedrive

Plattform-, geräte- und mandantenübergreifend nutzbar

Nutzen Sie die DocuWare–Microsoft OneDrive-Integration über Browser-, Desktop- und Mobile-Umgebungen hinweg und ermöglichen Sie einen konsistenten Dokumentenzugriff sowie eine reibungslose Zusammenarbeit über Teams, Standorte und Organisationseinheiten hinweg. Besonders in Unternehmen mit mehreren Niederlassungen sorgt dies für durchgängige Datenverfügbarkeit ohne Medienbrüche.

Dokumente bearbeiten und Versionierung verwalten

Arbeiten Sie direkt in OneDrive an Dokumenten und profitieren Sie gleichzeitig von der revisionssicheren Versionierung, Metadatenanreicherung und Audit-Trails von DocuWare. Jede Änderung wird nachvollziehbar dokumentiert, ohne die gewohnte Nutzererfahrung zu verändern. So gehört das Arbeiten mit Datei-Endungen wie „final_final_wirklich_final.doc“ endgültig der Vergangenheit an.

Hohe Skalierbarkeit und Datensouveränität

Von kleinen Teams bis hin zu unternehmensweiten Rollouts in globalen Organisationen skaliert die DocuWare–OneDrive-Integration flexibel mit. Gleichzeitig werden strenge Anforderungen an Datensouveränität und Compliance jederzeit eingehalten. Grundlage dafür bilden unsere gid-Microservices mit dem Gütesiegel „Software Made in Germany“.

Benefits unserer DocuWare Schnittstelle für Onedrive (Microsoft)

Mehr Transparenz & Teamzugriff

Alle Teammitglieder arbeiten mit einer einheitlichen Dokumentenversion und haben vollständige Einsicht in die Dokumentenhistorie. Dabei bleiben bestehende Rechte- und Rollenkonzepte selbstverständlich erhalten. Intelligente Deduplizierung reduziert redundante Dateien in OneDrive und steigert so die Effizienz der Zusammenarbeit deutlich.

Schnellere Workflows & höherer Prozessdurchsatz

Dokumente sind sofort verfügbar und durch aussagekräftige Metadaten (Insights) strukturiert. Teams können Informationen schneller verarbeiten, prüfen und teilen – direkt innerhalb von OneDrive und den angebundenen Microsoft 365 Anwendungen. Dadurch werden Abläufe beschleunigt, Entscheidungen effizienter getroffen und Aufträge schneller abgeschlossen – was sich unmittelbar positiv auf die Kundenzufriedenheit auswirkt.

Verbesserte Compliance & sichere Archivierung

Alle Dokumente werden revisionssicher in DocuWare archiviert, ergänzt durch klar definierte Berechtigungen und vollständige Nachvollziehbarkeit aller Vorgänge. So werden regulatorische Anforderungen zuverlässig erfüllt, während OneDrive weiterhin als vertraute Arbeitsoberfläche genutzt wird – audit-ready ohne zusätzlichen Aufwand.

Schnellere, standardisierte Prozesse & weniger Fehler

Doppelte Dateien und manuelle Fehlerquellen werden reduziert, während Dokumentenprozesse standardisiert und automatisiert ablaufen. Der strukturierte Dokumentenlebenszyklus sorgt für konsistente Abläufe über Teams hinweg – ganz ohne Medienbrüche und mit deutlich höherer Prozesssicherheit.

Endlich den Überblick behalten – revisionssicher

Behalten Sie jederzeit die Kontrolle über Ihre Dokumente durch revisionssichere Archivierung und klare Strukturierung über DocuWare. Mehrfachversionen und unübersichtliche Dateiablagen in OneDrive werden reduziert – stattdessen entsteht eine zentrale „Single Source of Truth“, die Ordnung in gewachsene Datei-Strukturen bringt.

DocuWare
Integration für Onedrive – allgemein

Die DocuWare–OneDrive-Integration erweitert Ihre bestehende Datei- und Kollaborationsumgebung um leistungsfähige Dokumentenmanagement-Funktionen. Nutzer können Dokumente direkt in OneDrive speichern, abrufen und bearbeiten, während DocuWare im Hintergrund für revisionssichere Archivierung, strukturierte Metadatenanreicherung und Compliance sorgt.

Dokumente und Dateien werden automatisch indexiert, Dubletten vermieden und mit wertvollen Metadaten (Insights) angereichert. Dadurch lassen sie sich schneller finden, eindeutig zuordnen und effizient wiederverwenden. Teams arbeiten so auf einer sauberen, konsistenten Datenbasis ohne redundante Dateiablagen oder unkontrollierte Versionsexplosion.

Die Integration unterstützt eine bidirektionale Synchronisation: In OneDrive erstellte oder bearbeitete Dokumente werden sicher in DocuWare archiviert, während archivierte Dokumente weiterhin in OneDrive verfügbar bleiben. So bleibt die gewohnte Microsoft-365-Arbeitsoberfläche vollständig erhalten und wird gleichzeitig um Enterprise-Grade-Dokumentenmanagement erweitert.

Durch die Kombination der Flexibilität von OneDrive mit den Compliance-, Archivierungs- und Steuerungsfunktionen von DocuWare entsteht ein ausgewogenes Zusammenspiel aus Produktivität und Kontrolle – bei gleichzeitig vollständiger Datensouveränität.

Die DocuWare–OneDrive-Integration ist für Cloud- und hybride Microsoft-365-Umgebungen verfügbar und fügt sich nahtlos in bestehende IT-Landschaften ein.

Systemseitige Voraussetzungen

Je nach Bereitstellungsmodell gelten folgende Voraussetzungen:

  • Onedrivet-Nutzer benötigen ein aktives Benutzerkonto im System

  • Eine dedizierte DocuWare-Integrationslizenz ist für den vollen Funktionsumfang erforderlich und ermöglicht einen kosteneffizienten Betrieb

  • Die Verwendung aktueller, unterstützter Versionen von Onedrive und DocuWare wird für optimale Kompatibilität empfohlen

Allgemeine Voraussetzungen

  • Sichere Authentifizierung für den Systemzugriff ist erforderlich, einschließlich Unterstützung für SSO-Umgebungen
  • Eine korrekte Konfiguration von Benutzerrollen und Berechtigungen ist essenziell, um einen kontrollierten Dokumentenzugriff in beiden Systemen sicherzustellen
  • Für die systemübergreifende Synchronisation ist eine aktive Verbindung zwischen DocuWare- und Onedrive-Diensten erforderlich

  • Unterstützung bei der Umsetzung dieser Anforderungen kann bei Bedarf bereitgestellt werden

Systemanforderungen

Die DocuWare-Integration für Onedrive ist für moderne Kollaborationsumgebungen konzipiert und unterstützt sowohl browserbasierte als auch desktopbasierte Zugriffsszenarien.

Die Integration ist vollständig kompatibel mit Cloud-, On-Premises- und Hybridbereitstellungen und ermöglicht flexible Implementierungsstrategien entsprechend Ihren organisatorischen Anforderungen. Übrigens ist es möglich, die Integration auf Windows, Linux oder MacOS zu nutzen.

Häufig gesuchte Antworten

Welche Dokumente können über die DocuWare-Schnittstelle ausgetauscht werden?

Über die Schnittstelle können Dokumente von und nach DocuWare übertragen werden. Dabei ist DocuWare sowohl als Quell- als auch als Zielsystem nutzbar.

Als angebundene Quell- oder Zielsysteme kommen unter anderem infrage:

  • CAS genesisWorld
  • Windows-Fileserver
  • Microsoft SharePoint
  • FTP, SFTP oder FTPS

Neben den Dokumenten selbst können auch Metadaten (Indexfelder) bidirektional übertragen werden – also von und nach DocuWare.
Typische Beispiele sind:

  • Rechnungsnummer
  • Beträge
  • Projektbeteiligte
  • Statusinformationen

Ja, die Schnittstelle ist multimandantenfähig und kann mehrere Mandanten sauber voneinander getrennt verarbeiten.

Ein echtes Alleinstellungsmerkmal:
Die Schnittstelle agiert im Namen des tatsächlichen Anwenders, nicht als technischer Schnittstellen-User.

Beispiel:

  • Wenn Sie in genesisWorld ein Dokument anlegen und auch einen DocuWare-Account haben, erscheint in der Änderungshistorie von DocuWare Ihr Name – nicht der Schnittstellenbenutzer.
  • Das ist insbesondere aus wirtschaftsprüferischer und revisionssicherer Sicht ein großer Vorteil.

Ja. Die Schnittstelle erlaubt selektives Arbeiten:

  • Übertragung nur bestimmter Dokumentarten
  • Übertragung nur von Änderungen statt kompletter Bestände

So landen Daten nur dort, wo sie wirklich gebraucht werden.
Beispiele:

  • Kundenrelevante Dokumente aus DocuWare nach SharePoint
  • Angebote aus dem CRM nach DocuWare

Nein. Um Speicherkosten zu reduzieren, kann alternativ auch nur ein Link zu DocuWare übertragen werden.
Im CRM lässt sich das Dokument dann direkt öffnen – ohne doppelte Ablage.

Ein sehr neues und starkes Feature:
Es reicht, in Outlook 365 eine Abwesenheitsnotiz zu setzen.
Diese wird automatisch in DocuWare übernommen, sodass:

  • Aufgaben direkt an die Vertretung gehen
  • keine Eskalationen erst nach mehreren Tagen entstehen
  • keine doppelte Pflege von Abwesenheiten nötig ist

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