Die DocuWare-Integration bzw. DocuWare-Schnittstelle DocuWareConnectPro von der gid GmbH ermöglicht ein intelligentes Dokumentenmanagement direkt im CRM – schnell, effizient und benutzerfreundlich.

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Mehr zu DocuWare selbst erfahren Sie bei DocuWare.


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DocuWare Integration CRM CAS genesisWorld und SmartWe

Die Schnittstelle DocuWareConnectPro integriert sich in die SmartDesign Oberfläche von CAS genesisWorld und SmartWe und ermöglicht dort den Zugriff und die Bearbeittung der revisionssicheren und versionierten Dokumente aus  DocuWare.

Das Besondere ist, dass auf diese Weise – je nach Zugriffsrecht – auch Nutzer des CRM jederzeit transparent auskunftsfähig sind, ohne dafür eine DocuWare-Zugang zu haben.

Das erhöht die Effizienz und TRansparenz und trägt zur „Erhöhung der Schlagzahl“ bei.

Kunden, die bereits DocuWare im Einsatz haben, sparen per se bereits mehrere Stunden Arbeitszeit am Tag. Durch die Erweiterung und die Nutzung der DocuWare-Schnittstelle im CRM CAs genesisWorld und SmartWe wird weitere kostbare Zeit freigesetzt, um echte Beziehungen mit Menschlichkeit aufzubauen. Gleichzeitig reduzieren Sie Fehler durch Hin-und-Her-Kopieren und erhöhen die Sicherheit, weil definierte Workflows z.B. das Risiko durch Ghostrechnungen reduzieren.

Werfen Sie einen ersten Blick in unsere DocuWare-Integration

Dokumente griffbereit, genau dann, wenn Sie sie brauchen

Die Integration des DMS DocuWare in das CRM-System CAS genesisWorld ermöglicht den Zugriff auf Dokumente in DocuWare auch ohne eine DocuWare-Lizenz zu haben.

Der Wirtschaftsprüfer wird begeistert sein

Steht ein Audit an, dann starten die Schweißperlen ihren Weg über die Stirn. Doch das gehört mit der DocuWare-Integration der Vergangenheit an. Denn Sie können auf die korrekten Dokumente jederzeit zugreifen. So kann Ihr Assistent ganz einfach auf Knopfdruck und direkt im CRM jedes Dokument finden und zeigen, das gerade benötigt wird.

Notizen auf Rechnungen – für alle lesbar, auch Textmarker

Was hält Sie davon ab, endlich in das papierlose Büro zu wechseln? Etwa der Glaube, Sie könnten keine Vermerke mehr auf das Papier schreiben? Falsch! Denn Sie können direkt im CRM auf dem Dokument Notizen anbringen, sogar das Highlighten wie mit einem Textmarker ist möglich.

DocuWare Integration CRM CAS genesisWorld SmartWe gid Norderstedt DMS

Häufig gesuchte Antworten

Welche Dokumente können über die DocuWare-Schnittstelle ausgetauscht werden?

Über die Schnittstelle können Dokumente von und nach DocuWare übertragen werden. Dabei ist DocuWare sowohl als Quell- als auch als Zielsystem nutzbar.

Als angebundene Quell- oder Zielsysteme kommen unter anderem infrage:

  • CAS genesisWorld
  • Windows-Fileserver
  • Microsoft SharePoint
  • FTP, SFTP oder FTPS

Neben den Dokumenten selbst können auch Metadaten (Indexfelder) bidirektional übertragen werden – also von und nach DocuWare.
Typische Beispiele sind:

  • Rechnungsnummer
  • Beträge
  • Projektbeteiligte
  • Statusinformationen

Ja, die Schnittstelle ist multimandantenfähig und kann mehrere Mandanten sauber voneinander getrennt verarbeiten.

Ein echtes Alleinstellungsmerkmal:
Die Schnittstelle agiert im Namen des tatsächlichen Anwenders, nicht als technischer Schnittstellen-User.

Beispiel:

  • Wenn Sie in genesisWorld ein Dokument anlegen und auch einen DocuWare-Account haben, erscheint in der Änderungshistorie von DocuWare Ihr Name – nicht der Schnittstellenbenutzer.
  • Das ist insbesondere aus wirtschaftsprüferischer und revisionssicherer Sicht ein großer Vorteil.

 

Ja. Die Schnittstelle erlaubt selektives Arbeiten:

  • Übertragung nur bestimmter Dokumentarten
  • Übertragung nur von Änderungen statt kompletter Bestände

So landen Daten nur dort, wo sie wirklich gebraucht werden.
Beispiele:

  • Kundenrelevante Dokumente aus DocuWare nach SharePoint
  • Angebote aus dem CRM nach DocuWare

Nein. Um Speicherkosten zu reduzieren, kann alternativ auch nur ein Link zu DocuWare übertragen werden.
Im CRM lässt sich das Dokument dann direkt öffnen – ohne doppelte Ablage.

Ein sehr neues und starkes Feature:
Es reicht, in Outlook 365 eine Abwesenheitsnotiz zu setzen.
Diese wird automatisch in DocuWare übernommen, sodass:

  • Aufgaben direkt an die Vertretung gehen
  • keine Eskalationen erst nach mehreren Tagen entstehen
  • keine doppelte Pflege von Abwesenheiten nötig ist

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