Nicht nur Kundenbeziehungen, sondern auch Verbindungen mit Geschäftspartnern können in einer CRM-Software gepflegt werden. Der 360° Blick in einem CRM-Programm ermöglicht einen umfassenden Service, denn sämtliche Informationen aus allen Ihren Systemen, aufbereitet nach Ihren Bedürfnissen, liefern die richtigen Informationen zur richtigen Zeit.
In diesem Beitrag zum Thema CRM-Software klären wir folgende Fragen:

Unternehmen mit verschiedenen Größen können von einem CRM profitieren, aber auch nahezu alle Abteilungen. Denn in dem Customer Relationship Management System finden sich die Daten aus allen anderen angeschlossenen Systemen an nur einer Stelle. So heißt es Finden statt Suchen, denn die Informationen werden exakt nach Ihren Bedürfnissen zusammengestellt. Sie können sogar automatisch Aufgaben erstellen lassen, delegieren und überwachen oder Serien-E-Mails versenden an alle Geschäftspartner einer bestimmten geographischen Region. Letztlich werden Ihnen die Möglichkeiten in einem CRM in jedem Fall jede Menge Zeit sparen.

Ein CRM lohnt sich bereits, wenn man allein als Freiberufler arbeitet. Es gibt dafür extra Lösungen, die genau auf kleinste Unternehmen zugeschnitten sind. Dabei nimmt einem ein CRM das lästige Aktualisieren von Excel-Dateien ab, denn die Listen sind dynamisch. Ist eine neue Adresse eingepflegt, erscheint sie automatisch in allen existierenden Listen. Mit einer solchen Lösung verzettelt man sich nicht mit den Kundendaten und obendrein sind die meisten CRM-Lösungen aus Deutschland datenschutzkonform. So lässt sich bei Bedarf ratzfatz ein Auszug aller gespeicherten Daten bereitstellen, kombiniert mit der Information, wofür sie genutzt wurden. Zusätzlich sind die erwünschten Kontaktaufnahmen dokumentiert, sodass die DSGVO von Beginn an eingehalten werden kann.

Die Möglichkeiten, die eine CRM-Software bietet, sind nahezu grenzenlos. Die Basis-Funktionen sind das Management Ihrer Geschäftskontakte inklusive einer aktuellen und vollständigen Kontakthistorie sowie ein Reporting, das Ihnen jederzeit Daten wie Ihre Umsätze oder Zeitaufwände pro Geschäftspartner bereithält.

Darüber hinaus ermöglicht eine CRM-Lösung Folgendes

Wussten Sie, dass das CRM-Programm online und offline verfügbar ist? So können Sie auch in Gegenden mit limitierten Internetzugang oder schlechter Netzabdeckung stets im CRM arbeiten. Sobald Sie wieder im Netz sind, werden alle Datensätze automatisch synchronisiert.

Grundsätzlich empfiehlt sich ein System, dass Ihnen die Wahl lässt, ob Sie on-premis (also auf eigenen Servern) oder Ihr CRM online (in einer Cloud) bereithalten möchten. So eine flexible CRM-Software passt sich Ihren ganz individuellen Abläufen an. Sie selbst oder wir konfigurieren Ihr individuell gestaltetes CRM auf Wunsch im Laufe der Zeit, um es Ihrer Entwicklung anzupassen. So bleiben Sie stets am Puls der Zeit.

Ein CRM dient dazu, Ihre Zeit zu sparen, in dem es Sie und Ihr Team effizienter arbeiten lässt. Es verschafft Ihnen Zeit. Dies tut es dadurch, dass Prozesse – wenn sie einmal klar definiert sind – automatisch stattfinden können.

Das bedeutet, dass wiederkehrende Aufgaben im System hinterlegt sind und immer gleich ablaufen können. Haben Sie einen Onboarding-Prozess für neue Teammitglieder? Ein CRM könnte diesen so abbilden: Ein neuer Kontakt wird im System angelegt. Der Kontakt Typ lautet „Teammitglied“.

Es werden automatisch eine oder mehrere Aufgaben an die betreffende Person ausgelöst, diese enthält einen Zeitplan und eine Checkliste mit den nötigen Erledigungen wie z. B. Arbeitsplatz einrichten, Hard- und Software bestellen, Schulungen buchen, Mitarbeitenden-Fragebogen (Abfrage Krankenkasse etc.) versenden.

Zunächst ist es wichtig, dass vor allem die Führungskräfte dem CRM gegenüber positiv eingestellt sind. Dann sollte jeder im Team bzw. ein Vertreter im Team die Gelegenheit haben, seine Arbeitsprozesse vorzustellen und somit zum Gelingen beizutragen. Nur so können vorab Prozesse optimiert werden und redundante Arbeitsschritte vermieden werden. Wichtig ist es, eher mit wenigen, aber sehr praktischen Funktionen des CRM zu starten, und nach und nach mehrere Funktionen einzuführen. Dabei müssen zwingend auch immer wieder Fragen beantwortet werden und neue entstehende Anforderungen bewertet und ggf. umgesetzt werden. So kann die Software immer mehr und besser genutzt werden. Mit 100 % zu starten ist unmöglich, denn die Nutzung entwickelt sich im Laufe der Anwendung immer weiter. Setzten Sie eine modulare CRM-Software ein, können Sie später weitere Funktionen wie etwa einen Routenplaner oder andere Projekt-Tools hinzukaufen. Die Devise lautet: klein anfangen, groß rauskommen.
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Hier finden Sie weitere Informationen zum Thema CRM-Software: Wikipedia zu CRM.