Ein strukturiertes Datenformat bedeutet, dass die Inhalte einer Rechnung – wie Beträge, Steuern oder Leistungszeitraum – in einem standardisierten XML-Format digital und vor allem maschinenlesbar dargestellt werden. Anders als bei PDF-Rechnungen können diese Daten automatisch von Buchhaltungssoftware ausgelesen und verarbeitet werden. Für Unternehmen bedeutet das: weniger manuelle Arbeit, weniger Fehler und ein zukunftssicherer Rechnungsaustausch.

Die Umstellung auf die E-Rechnung ist ein einmaliger Schritt, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen – danach ist der Prozess standardisiert. Es lohnt sich, diese Umstellung mit der Einführung eines digitalen Dokumentenmanagements zu verbinden oder die E-Rechnung so zu implementieren, dass spätere Automatisierungen leichter möglich sind. So wird nicht nur Rechtssicherheit geschaffen, sondern auch ein wichtiger Grundstein für effizientere Arbeitsabläufe gelegt.